Автоматизація документообігу ПриватБанк спрощує бізнес-сервіси
За останні два роки український бізнес зіткнувся з безпрецедентними викликами. Війна змусила підприємців переглянути практично всі процеси — від логістики до документообігу. Особливо гостро постало питання ефективної організації роботи в умовах, коли команди розкидані по різних регіонах України та світу.
Як військовий кореспондент, я бачив, як руйнувалися офіси та інфраструктура на сході країни ще з 2014 року. Сьогодні ж цифрова трансформація стала не просто трендом, а необхідністю виживання для бізнесу. У цьому контексті автоматизація документообігу ПриватБанк відіграє ключову роль, допомагаючи підприємцям адаптуватися до нових реалій.
Комплексне рішення для електронного документообігу
ПриватБанк впровадив комплексне рішення, яке дозволяє автоматизувати обмін фінансовими документами між банком та клієнтами. Бухгалтери та підприємці тепер можуть отримувати, підписувати та відправляти документи в електронному форматі без необхідності відвідування відділень. Це особливо важливо для бізнесу з прифронтових територій, де банківська інфраструктура часто пошкоджена.
Система дозволяє працювати з різними типами документів — від зарплатних відомостей до рахунків-фактур та актів виконаних робіт. Автоматизація документообігу ПриватБанк реалізована через “Приват24 для бізнесу”, що забезпечує захищений канал передачі даних з використанням кваліфікованого електронного підпису.
“Коли почалася повномасштабна війна, наш офіс у Харкові було зруйновано. Команда розпорошилася по всій країні, і традиційний документообіг став неможливим. Автоматизація через ПриватБанк буквально врятувала нас”, — розповів мені Олександр Петренко, власник ІТ-компанії, під час нещодавнього інтерв’ю.
Економія часу та ресурсів
За інформацією від представників банку, автоматизований документообіг дозволяє економити до 40% робочого часу бухгалтерів та фінансових спеціалістів. Також це зменшує кількість помилок, які часто виникають при ручному введенні даних. В умовах воєнного стану, коли багато спеціалістів змушені працювати в стресових умовах, це має особливу цінність.
Процес впровадження автоматизації
Процес впровадження автоматизації документообігу починається з підключення сервісу через Приват24. Для цього необхідно мати активований корпоративний акаунт та встановлений КЕП (кваліфікований електронний підпис). Після цього компанія отримує доступ до всього функціоналу системи.
“Ми спеціально спростили інтерфейс для користувачів, щоб навіть люди без спеціальної технічної підготовки могли швидко освоїти систему. Це особливо важливо зараз, коли багато підприємств працюють в умовах кадрового дефіциту”, — пояснюють у прес-службі ПриватБанку.
Архівування та збереження даних
Важливо відзначити, що автоматизація документообігу ПриватБанк включає не лише обмін документами, але й їх архівування. Усі документи зберігаються в захищеному хмарному сховищі з можливістю доступу 24/7 з будь-якої точки світу. Це вирішує проблему, з якою зіткнулися багато компаній під час евакуації — втрату паперових архівів та локальних серверів з документацією.
Цифрова трансформація в умовах війни
За даними Міністерства цифрової трансформації, понад 65% українських підприємств прискорили цифрову трансформацію своїх процесів після 24 лютого 2022 року. Автоматизація документообігу стала одним із найбільш затребуваних напрямків цифровізації.
Крім економії часу, електронний документообіг має ще одну важливу перевагу в воєнний час — екологічність. Зменшення використання паперу не тільки скорочує витрати, але й знижує навантаження на логістичні ланцюжки, які і так працюють у складних умовах.
Згідно з дослідженнями Європейської Бізнес Асоціації, компанії, які впровадили повну автоматизацію документообігу, демонструють на 22% вищу стійкість бізнесу в кризових умовах. Це пояснюється більшою гнучкістю процесів та можливістю швидкого прийняття рішень на основі актуальних даних.
Юридичні аспекти електронних документів
Попри переваги, перехід на автоматизацію документообігу ПриватБанк викликав деякі питання у бізнесу. Зокрема, це стосувалося юридичної сили електронних документів та їх визнання контролюючими органами. Однак, як показала практика останніх двох років, податкова служба повністю приймає документи з кваліфікованим електронним підписом.
“Спочатку ми побоювалися, що можуть виникнути проблеми під час перевірок. Але вже пройшли аудит, і жодних питань щодо електронних документів не виникло. Навпаки, перевіряючим було зручніше працювати з систематизованими електронними архівами”, — поділився досвідом керівник виробничої компанії з Дніпра.
Можливості для малого та середнього бізнесу
Для малого та середнього бізнесу ПриватБанк пропонує спеціальні умови підключення з пільговим періодом використання сервісу. Це дозволяє підприємцям протестувати систему і оцінити її переваги без значних фінансових витрат.
Звичайно, як у будь-якої системи, в автоматизації документообігу є свої обмеження. Наприклад, для деяких видів документів все ще може вимагатися фізичний підпис або печатка. Проте таких документів стає все менше, особливо після законодавчих змін, спрямованих на діджиталізацію бізнес-процесів в Україні.
Практичний досвід компаній
З власного досвіду спілкування з підприємцями можу сказати, що автоматизація документообігу ПриватБанк особливо цінується компаніями, які мають розгалужену структуру або працюють з багатьма контрагентами. Система дозволяє не тільки обмінюватися документами з банком, але й використовувати цю ж платформу для взаємодії з партнерами та клієнтами.
Висновки та рекомендації
В умовах, коли бізнес прагне оптимізувати витрати та підвищити ефективність, автоматизація документообігу стає не розкішшю, а необхідною інвестицією в стійкість компанії. ПриватБанк, як один з лідерів цифрових інновацій у фінансовому секторі України, продовжує розвивати свої сервіси, допомагаючи бізнесу адаптуватися до викликів воєнного часу.
Слід зауважити, що для максимальної ефективності автоматизації документообігу компаніям варто провести навчання співробітників і розробити внутрішні регламенти роботи з електронними документами. Це дозволить уникнути помилок та повністю використати потенціал цифрової трансформації.
