За свій багаторічний досвід роботи з підприємцями, я, Максим Коваленко, помітив стійку тенденцію: чимало ФОПів повторюють ті самі помилки рік за роком. Нові законодавчі зміни 2025 року лише ускладнюють ситуацію, адже штрафні санкції за порушення стають все жорсткішими. Проаналізуємо ключові помилки, які можуть серйозно вдарити по кишені українських підприємців цього року.
Помилки з РРО та програмними касами
Найболючіша тема для багатьох ФОПів — це робота з реєстраторами розрахункових операцій. Минулого тижня я спілкувався з Оленою, власницею невеликої кав’ярні в Києві, яка отримала штраф у 25 000 гривень лише через те, що її працівник не видав фіскальний чек клієнту.
“Я думала, що достатньо мати програмну касу і все буде гаразд. Але ж ні — потрібно ще й перевіряти, чи всі операції фіскалізуються правильно,” — розповіла вона.
З 2025 року штрафи за порушення використання РРО становлять:
- Перше порушення — 100% вартості проданих товарів
- Повторне порушення — 150% вартості товарів
Окрім того, податкова особливо пильно відстежує випадки, коли підприємці навмисно занижують обсяги виторгу, щоб залишитися на спрощеній системі оподаткування.
Неправильне ведення обліку доходів
Віталій, ФОП 2-ї групи з Дніпра, зіткнувся з іншою типовою проблемою: “Я просто записував суми від клієнтів у блокнот і в кінці кварталу підраховував загальну суму. Виявилося, що це грубе порушення — за законом я повинен вести щоденний облік доходів у спеціальній книзі.”
Результат? Штраф 17 000 гривень і донарахування податків.
У 2025 році посилено контроль за веденням обліку доходів. Підприємцям необхідно:
- Вести облік у Книзі обліку доходів (або доходів і витрат)
- Фіксувати кожну операцію окремо
- Зберігати первинні документи не менше 3 років
Штрафи за відсутність або неправильне ведення обліку складають від 5100 до 10200 гривень, а за повторне порушення протягом року — до 17000 гривень.
Несвоєчасна сплата ЄСВ
“Я думав, що можна сплачувати ЄСВ раз на квартал разом з єдиним податком,” — ділиться Андрій, ІТ-спеціаліст на 3-й групі ФОП. Це коштувало йому додаткових 3400 гривень штрафу.
Нагадаю: ЄСВ потрібно сплачувати щомісяця до 20 числа наступного місяця, незалежно від наявності доходу. У 2025 році штрафи за несвоєчасну сплату ЄСВ становлять:
- 20% від несплаченої суми — за затримку до 30 календарних днів
- 50% від несплаченої суми — за затримку від 31 до 90 днів
- 100% від несплаченої суми — за затримку понад 90 днів
Помилки при роботі з єдиним рахунком
З минулого року багато ФОПів перейшли на єдиний рахунок для сплати податків. Проте Марина, власниця салону краси у Львові, зіткнулася з неприємним сюрпризом:
“Я сплатила всі податки через єдиний рахунок, але неправильно зазначила код бюджетної класифікації. Гроші зависли, а податкова нарахувала штраф за несплату,” — розповіла вона.
Щоб уникнути таких ситуацій, переконайтеся, що:
- Правильно вказуєте всі реквізити при сплаті
- Використовуєте актуальні коди бюджетної класифікації
- Перевіряєте в електронному кабінеті, чи коректно розподілені кошти
Недотримання лімітів для груп спрощеної системи
Олег, підприємець із Харкова, отримав неприємний лист від податкової: “Мій річний дохід на 2-й групі перевищив ліміт всього на 5000 гривень, але наслідки були катастрофічними — втрата статусу платника єдиного податку, перехід на загальну систему і донарахування податків.”
У 2025 році ліміти доходів для ФОПів становлять:
- 1-а група — 1 085 500 грн на рік
- 2-а група — 5 427 600 грн на рік
- 3-я група — 10 855 200 грн на рік
Перевищення цих лімітів означає автоматичний перехід на вищу групу або на загальну систему оподаткування з початку кварталу, в якому відбулося перевищення.
Неподання або несвоєчасне подання звітності
Сергій, ФОП-юрист із Одеси, поділився досвідом: “Я був впевнений, що якщо не мав доходу, то можна не подавати декларацію. Виявилося, що це неправильно, і за неподання нульової декларації мені виписали штраф.”
Пам’ятайте: декларацію потрібно подавати навіть за відсутності доходу. У 2025 році штрафи за неподання або несвоєчасне подання звітності становлять:
- 340 гривень за перше порушення
- 1020 гривень за повторне порушення протягом року
Проблеми з трудовими відносинами
Ірина, власниця міні-пекарні, отримала найбільший штраф у своїй підприємницькій кар’єрі: “Я оформила двох працівників як ФОПів 1-ї групи, щоб зекономити на податках. Під час перевірки податкова перекваліфікувала ці відносини в трудові.”
Результат — штраф 186 000 гривень (по 93 000 за кожного неоформленого працівника).
У 2025 році податкова та Держпраці особливо ретельно перевіряють:
- Оформлення працівників через ФОП (перекваліфікація в трудові відносини)
- Використання праці неоформлених робітників
- Виплату заробітної плати “в конвертах”
Висновки та рекомендації
Проаналізувавши численні випадки з моєї журналістської практики, можу виділити кілька ключових рекомендацій для ФОПів на 2025 рік:
1. Регулярно моніторте зміни в законодавстві — вони відбуваються часто і можуть суттєво впливати на ваш бізнес
2. Ведіть правильний облік доходів і витрат, не нехтуйте документацією
3. Дотримуйтесь термінів сплати податків і подання звітності
4. Правильно оформлюйте трудові відносини з працівниками
5. Використовуйте РРО згідно з вимогами законодавства
Найкраща інвестиція для будь-якого ФОПа — це консультація кваліфікованого бухгалтера або податкового консультанта. Кілька тисяч гривень на професійну пораду можуть зберегти вам десятки тисяч у вигляді штрафів.
Бережіть свій бізнес та фінанси, адже в умовах економічної нестабільності навіть невеликі штрафи можуть стати критичними для підприємця.
